Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est [à compléter] (« New Quin Astra », « nous »), RCCM [à compléter], Id. Nat. [à compléter], dont le siège est situé au 75 Avenue Munongo (Ex Kasai), Commune de Lubumbashi, Haut-Katanga, République démocratique du Congo.

Notre délégué à la protection des données est [à compléter]. Pour toute question sur vos données, écrivez à [email protected] ou à l’adresse postale ci-dessus.

2. Ce que couvre cette politique

Cette politique concerne les informations que vous nous transmettez par le formulaire « Demande de produit » de notre site, et nos échanges avec vous qui en découlent. Le site s’adresse aux professionnels. Il n’est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans.

3. Les données que nous collectons

Par le formulaire :

• votre nom complet (obligatoire) ;
• votre adresse e-mail et/ou votre numéro de téléphone (au moins l’un des deux est obligatoire) ;
• le nom de votre entreprise (facultatif) ;
• le produit et la configuration qui vous intéressent, la quantité ou le besoin (facultatif) et votre message (obligatoire) ;
• la langue du formulaire, la date et l’heure de l’envoi, la référence de la demande ;
• la preuve de votre accord : la version de cette politique, la date et l’heure auxquelles vous avez coché la case.

Automatiquement, pour protéger le formulaire contre les abus : un identifiant calculé à partir de votre adresse IP par une fonction de hachage avec clé secrète. Nous n’enregistrons pas l’adresse IP elle-même avec votre demande. Notre hébergeur enregistre par ailleurs des journaux techniques (adresse IP, navigateur, pages consultées, heure) pour faire fonctionner et sécuriser le site.

N’indiquez pas dans votre message d’informations sensibles (santé, opinions, religion, origine, données bancaires, pièces d’identité) ni de données concernant d’autres personnes. Le formulaire n’accepte pas de pièces jointes.

Si vous ne fournissez pas les informations obligatoires, nous ne pouvons pas enregistrer ni traiter votre demande. Vous pouvez toujours nous contacter directement à [email protected].

4. Pourquoi nous les utilisons

• Répondre à votre demande : vous recontacter, vous indiquer prix, disponibilité et livraison, et vous établir une offre si vous le souhaitez.
• Garder une trace de la demande et de son suivi par notre équipe commerciale.
• Prouver que vous avez donné votre accord.
• Protéger le site et le formulaire contre les envois abusifs et les attaques.

Nous n’utilisons pas vos données pour de la prospection commerciale, nous ne les vendons pas et nous ne les communiquons pas à d’autres entreprises pour leurs propres besoins. Nous ne prenons aucune décision automatisée à votre sujet et ne faisons pas de profilage.

5. Sur quelle base

Nous traitons vos données avec votre consentement (article 192 du Code du numérique), que vous donnez en cochant la case du formulaire. Vous pouvez le retirer à tout moment, aussi simplement que vous l’avez donné, en écrivant à [email protected]. Le retrait ne remet pas en cause ce que nous avons fait auparavant. Après le retrait, nous supprimons vos données, sauf celles que la loi nous oblige à conserver.

6. Qui peut y accéder

• Les membres de notre équipe chargés du suivi des demandes, avec un compte personnel et un rôle qui leur donne accès aux demandes. Le reste du personnel n’y a pas accès.
• Nos sous-traitants techniques, qui agissent uniquement sur nos instructions et sous contrat : Vercel Inc. (États-Unis) pour l’hébergement du site ; Neon Inc. pour la base de données, située en Allemagne (Francfort) ; Resend (États-Unis) pour les notifications internes à notre équipe, qui contiennent seulement la référence de la demande, pas vos coordonnées ni votre message ; notre fournisseur de messagerie, lorsque nous vous répondons par e-mail.
• Les autorités judiciaires ou administratives, uniquement lorsque la loi l’exige.

7. Transferts hors de la RDC

Vos données sont hébergées hors de la République démocratique du Congo, en Allemagne et aux États-Unis, par les sous-traitants cités ci-dessus. Nos contrats avec ces prestataires les obligent à protéger vos données, à ne les utiliser que sur nos instructions et à nous aider à respecter vos droits. Les données sont chiffrées pendant leur transmission.

8. Combien de temps nous les gardons

• Votre demande et nos échanges : 24 mois après la plus tardive de ces dates : l’envoi de la demande, sa clôture ou notre dernier échange avec vous. Une simple consultation par notre équipe ne prolonge pas ce délai. Ensuite, nous supprimons vos données ou les rendons anonymes.
• Si la demande aboutit à une offre, une commande ou une facture : les informations nécessaires sont conservées dans nos dossiers comptables pendant la durée prévue par le droit comptable OHADA.
• En cas de litige ou d’obligation légale, nous pouvons conserver les données concernées jusqu’à sa résolution.
• Journaux techniques de l’hébergeur : pendant la durée limitée fixée par l’hébergeur.
• Sauvegardes : une donnée supprimée peut subsister dans nos sauvegardes jusqu’à la fin de leur cycle de conservation, puis elle est effacée. Nous ne la rétablissons pas en cas de restauration.

9. Vos droits

Vous pouvez, gratuitement :

• savoir si nous traitons des données vous concernant, et lesquelles, pourquoi, avec qui et pour combien de temps (article 209) ;
• obtenir une copie de vos données (article 210), également dans un format numérique courant que vous pouvez transmettre à une autre entreprise (article 211) ;
• faire corriger ou compléter des données inexactes ou périmées (article 214) ;
• faire effacer vos données (articles 215 et 216) ;
• vous opposer, pour des motifs légitimes, à leur traitement, et vous opposer sans motif à toute prospection (article 213) ;
• retirer votre consentement à tout moment (article 196) ;
• introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (article 220).

Pour exercer ces droits, envoyez une demande datée et signée à [email protected] ou à l’adresse postale de la section 1, en indiquant la référence de votre demande si vous l’avez. Nous pouvons vous demander une preuve d’identité proportionnée, puis nous répondons dans un délai de 30 jours.

10. Sécurité

Le site utilise une connexion chiffrée (HTTPS). Seuls les membres de l’équipe autorisés accèdent aux demandes, avec un compte personnel. Les demandes enregistrées ne peuvent pas être modifiées par le personnel. Nos prestataires chiffrent les données stockées et nous effectuons des sauvegardes régulières.

11. Cookies

Le site public utilise uniquement un cookie qui mémorise la langue choisie, et enregistre dans votre navigateur le thème d’affichage (clair ou sombre). Ils sont nécessaires au fonctionnement du site. Nous n’utilisons ni cookies publicitaires ni outils de mesure d’audience.

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La version figure en haut de la page. Chaque demande enregistre la version que vous avez acceptée. Nous ne modifierons pas l’usage de vos données déjà collectées sans votre accord.